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成功舉辦展會的10大關(guān)鍵要素,你的展會具備嗎?來,一起來了解下!
  零距離會展 2023-10-8 23:58
展會排期: 11月份 | 12月份 | 1月份 | 更多...

近些年來,我國的會展業(yè)發(fā)展十分迅猛,會展經(jīng)濟(jì)帶來的經(jīng)濟(jì)集聚和輻射效應(yīng),成為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的雙引擎。在此情況下,大大小小的展會層出不窮,其中不乏一些優(yōu)質(zhì)的展會,包括廣交會、進(jìn)博會、服貿(mào)會、中國-南亞博覽會、中國-東北亞博覽會、全國糖酒商品交易會等等。那么,這些優(yōu)質(zhì)且具有行業(yè)引領(lǐng)作用的展會,一般具有哪些要素呢?今天小編為大家總結(jié)了10大關(guān)鍵要素,干貨已備好,一起了解下~ 

成功舉辦展會的10大要素


01  場地 
孟子曰:天時不如地利。展會場地的選擇對于展會的成功至關(guān)重要。一個優(yōu)秀的場地不能只關(guān)注場地的面積大小,更重要的是要有良好的配套設(shè)施和優(yōu)質(zhì)的保障服務(wù)。通常,選擇合適的場地需要考慮以下因素: 
Ø  地理位置:展會場地的地理位置要有利于參展商和觀眾的到達(dá),應(yīng)選擇在交通便利、人流量大的地區(qū)。 
Ø  展覽面積:展會場地的面積要符合展會規(guī)模需求,確保參展商有合理的展示空間。 
Ø  設(shè)施條件:展會場地應(yīng)具備齊全的設(shè)施條件,如展館、展臺、會議廳等,以滿足參展商和觀眾的需求。 

02  展覽主題 
展會主題是對展會內(nèi)容的高度概括和定位,它能夠吸引目標(biāo)觀眾的關(guān)注。展覽主題應(yīng)該具有針對性,滿足市場需求,同時還要具備創(chuàng)新性和獨(dú)特性。確定展覽主題需要考慮以下因素: 
Ø  市場需求:根據(jù)市場需求和行業(yè)發(fā)展方向,確定展會主題,以滿足參展商和觀眾的需求。 
Ø  展會定位:明確展會定位,如高端、專業(yè)、綜合性等,以便吸引相應(yīng)的參展商和觀眾。 
Ø  策劃與展示:根據(jù)展會主題,策劃相應(yīng)的活動和展示內(nèi)容,以吸引觀眾的眼球和提高參展效果。 

03  參展單位 
參展單位是展會的重要組成部分,優(yōu)秀的參展單位能夠提高展會整體水平。若想吸引更多優(yōu)質(zhì)參展單位參展,展會主辦方需要做好如下功課: 
Ø  單位實(shí)力:篩選具有一定實(shí)力和資質(zhì)的參展單位,以確保展示內(nèi)容的質(zhì)量和水平。 
Ø  行業(yè)代表性:鼓勵具有行業(yè)代表性的參展單位參加,以擴(kuò)大展會的影響力和覆蓋面。 
Ø  需求滿足:了解參展單位的需求,為其提供個性化的服務(wù)和支持,如展位分配、宣傳推廣等,以增加參展單位的滿意度和忠誠度。 


04  展品 
展品是展會的核心內(nèi)容,好的展品能夠吸引觀眾的關(guān)注并提高參展效果。以下是關(guān)于展品的關(guān)鍵要素: 
Ø  特點(diǎn)與來源:展品應(yīng)具備獨(dú)特的特點(diǎn)和吸引力,并能反映行業(yè)發(fā)展趨勢和技術(shù)創(chuàng)新。同時,展品來源應(yīng)盡可能豐富,以滿足不同參展商的需求。 
Ø  展示效果:展品的展示效果是影響觀眾體驗(yàn)的重要因素。參展商應(yīng)通過合理的布局和鮮明的主題,將展品的特點(diǎn)和優(yōu)勢展現(xiàn)出來,提高觀眾的興趣和關(guān)注度。 
Ø  知名度和影響力:通過各種宣傳渠道提高展品的知名度和影響力,有助于吸引更多觀眾和參展商的參與,提升展會整體效果。 

05  同期活動 
展會除了展示展品外,還應(yīng)舉辦一系列配套活動,如論壇、交流會、演唱會等,以增加展會的趣味性和吸引力。這些活動可以幫助參展商和觀眾更好地了解行業(yè)動態(tài)、建立聯(lián)系、拓展人脈。在策劃配套活動時,需要考慮以下幾點(diǎn): 
Ø  活動策劃:根據(jù)展會主題和目標(biāo)觀眾需求,策劃有針對性的同期活動,如研討會、論壇、表演等。 
Ø  活動運(yùn)作:確保同期活動的順利進(jìn)行,包括活動組織、嘉賓邀請、場地布置等。同時要注重活動細(xì)節(jié)和參與體驗(yàn),提高觀眾的滿意度。 

06  宣傳推廣 
宣傳推廣是提高展會知名度和吸引更多觀眾的關(guān)鍵手段。在宣傳推廣方面,需要制定有針對性的策略,并將之付諸實(shí)踐。以下是一些有效的宣傳推廣方法: 
Ø  社交媒體推廣:利用微博、微信等社交媒體平臺發(fā)布展會信息和活動安排,提高公眾對展會的關(guān)注度。 
Ø  網(wǎng)絡(luò)營銷:通過搜索引擎優(yōu)化(SEO)、關(guān)鍵詞廣告(SEM)等手段,提高展會在互聯(lián)網(wǎng)上的曝光率。 
Ø  媒體報道:與新聞媒體建立合作關(guān)系,邀請他們報道展會盛況,提高展會的知名度和影響力。 


07  觀眾服務(wù) 
觀眾是展會的重要組成部分,他們的數(shù)量和質(zhì)量直接影響到展會的成效。展會需要吸引盡可能多的專業(yè)觀眾和潛在客戶。以下是關(guān)于觀眾服務(wù)的關(guān)鍵要素: 
Ø  服務(wù)質(zhì)量:提供高質(zhì)量的觀眾服務(wù),包括門禁管理、餐飲服務(wù)、休息區(qū)設(shè)置等,以滿足觀眾的需求和期望。 
Ø  服務(wù)態(tài)度:觀眾服務(wù)應(yīng)注重細(xì)節(jié)和人性化,服務(wù)人員應(yīng)具備良好的溝通能力和服務(wù)意識,為觀眾提供熱情、專業(yè)的服務(wù)。 
Ø  服務(wù)渠道:通過多種渠道宣傳展會影響力,包括線上和線下渠道,如社交媒體、戶外廣告、電視廣播等,以提高觀眾的知曉度和參與度。 

08  展位分配 
展位分配是確保展會布局合理、美觀、高效的關(guān)鍵因素,以下是關(guān)于展位分配的關(guān)鍵要素: 
Ø  分配策略:制定合理的展位分配策略,根據(jù)參展商的報名順序、展品類別、參展規(guī)模等因素進(jìn)行綜合考慮,確保展位分配的科學(xué)性和公平性。 
Ø  展示效果:展位的展示效果是影響觀眾體驗(yàn)的重要因素,參展商應(yīng)通過合理的布局和鮮明的主題,將展品的特點(diǎn)和優(yōu)勢展現(xiàn)出來,提高觀眾的興趣和關(guān)注度。 
Ø  后期調(diào)整:根據(jù)展會現(xiàn)場實(shí)際情況,對展位分配進(jìn)行適時調(diào)整,以確保展會布局的合理性和美觀性。 

09  安全保障 
保障展會期間的安全是每個展會組織者必須關(guān)注的問題,以下是關(guān)于安全保障的關(guān)鍵要素: 
Ø  消防安全:確保展館內(nèi)消防設(shè)施完備,制定緊急疏散預(yù)案,并進(jìn)行定期演練,以確保觀眾和參展商的生命財(cái)產(chǎn)安全。 
Ø  防盜防騙:加強(qiáng)展館內(nèi)的防盜防騙管理,提高安保人員的警惕性和巡視力度,防范各類治安事件的發(fā)生。 
Ø  疫情防控:在疫情等公共衛(wèi)生事件影響下,應(yīng)制定嚴(yán)格的疫情防控措施在保障參展人員身體健康的前提下順利進(jìn)行。根據(jù)展會規(guī)模和參展人數(shù),制定合理的防控方案,包括門禁管理、人流控制、場所消毒等措施,以確保展會現(xiàn)場的安全與衛(wèi)生。 

10  后期跟進(jìn) 
后期跟進(jìn)是評估展會效果、提高參展商滿意度的重要因素,以下是關(guān)于后期跟進(jìn)的關(guān)鍵要素: 
Ø  信息收集:在展會結(jié)束后,對參展商和觀眾進(jìn)行調(diào)查和訪談,了解他們對展會的意見和建議,收集相關(guān)信息和反饋。 
Ø  問題反饋:針對收集到的問題和反饋,及時進(jìn)行總結(jié)和分析,找出不足和需要改進(jìn)的地方,為下次展會提供參考和借鑒。 
Ø  成果總結(jié):對展會成果進(jìn)行全面總結(jié)和分析,包括參展商數(shù)量、觀眾人數(shù)、展出面積、成交額等指標(biāo),對展會效果進(jìn)行科學(xué)評估,為下次展會提供有益的參考。 


小編認(rèn)為,一場優(yōu)質(zhì)的展會需要具備上述十大要素。這些要素涵蓋了從場地、展覽主題、參展單位、展品到同期活動,再到媒體宣傳、觀眾服務(wù)、展位分配、安全保障以及后期跟進(jìn)等方面。只有具備了這些要素,才能打造出一個富有吸引力、專業(yè)性強(qiáng)、安全可靠的展會,為參展商和觀眾提供一個理想的交流平臺。通過不斷優(yōu)化這些要素,展會組織者可以提升展會的品質(zhì)和影響力,吸引更多的參展商和觀眾參與其中,實(shí)現(xiàn)展會的可持續(xù)發(fā)展。



來源:中外會展CICE